说明书中引证了下面的文件的，审查员在必要时应当找出并阅读这些文件：
(1)作为申请主题的基础的文件；
(2)与发明所要解决的技术问题相关的背景技术文件；
(3)有助于正确理解申请的主题的文件。
如果上述文件在专利局内不能得到，而它们对于正确理解和评价申请的主题又是必要的，没有这类文件，审查员不能进行有效的检索，那么审查员应当暂缓进行检索，通知申请人在规定的期限内提供这类文件的副本，待收到副本后再进行检索。
如果说明书中所引证的文件明显与申请的主题没有直接关系，那么审查员可以不予考虑。
如果申请人提交了外国的检索报告，审查员应当阅读检索报告中引证的文件，尤其要阅读其中对申请的主题的新颖性、创造性有影响的文件。
为了更有效地进行检索，审查员应当先确定申请的国际专利分类号(简称分类号)。为此，审查员应当在正确理解申请的主题的基础上，运用分类知识核对分类部门或国际检索单位所给出的分类号。
通常，审查员在申请的主题所属的技术领域中进行检索，必要时应当把检索扩展到功能类似或应用类似的技术领域。所属技术领域是根据权利要求书中限定的内容来确定的，特别是根据明确指出的那些特定的功能和用途以及相应的具体实施例来确定的。审查员确定的表示发明信息的分类号，就是申请的主题所属的技术领域。功能类似或应用类似的技术领域是根据申请文件中揭示出的申请的主题所必须具备的本质功能或者用途来确定，而不是只根据申请的主题的名称，或者申请文件中明确指出的特定功能或者特定应用来确定。
审查员可以用关键词、发明名称、发明人等检索入口在机检数据库中通过计算机检索来确定检索的技术领域。其中利用关键词检索入口来确定检索的技术领域是最主要的方式。
在正确理解申请的主题的基础上，确定一个或者几个“关键词”，然后根据确定的“关键词”在机检数据库中进行检索和统计分析，例如，对检索得到的文献的分类号进行统计分析，尽可能准确、全面地确定检索的技术领域。采用同样的方法，也可以确定针对前面所述的其他的检索主题应当检索的技术领域。
在利用机检数据库得不到确切的检索技术领域的情况下，审查员可以按照下面的步骤查阅国际专利分类表，确定检索的技术领域：
(1)查阅国际专利分类表每个部开始部分的“部的内容”栏，按类名选择可能的分部和大类。
(2)阅读所选定分部和大类下面的类名，从中选择最适合于覆盖检索的主题内容的小类。
在进行以上两步时，审查员应当注意分部类名和／或大类、小类类名中的附注或者参见。这种附注或者参见可能影响小类的内容，指出小类之间的可能的差别，并可能指示所期望的检索的主题所在的位置。如果选择的小类在高级版分类表的电子层信息中有分类定义，则应当注意其详细内容，因为分类定义对小类的范围给出了最准确的指示。另外，审查员还应当注意，当存在与检索主题的功能类似的功能性分类位置时，可能还存在与检索主题的功能相关的一个或多个应用性分类位置。在找不到检索主题的专门位置时，可以考虑将类名或者组名为“其他ＸＸ”、“未列入ＸＸ组的ＸＸ”的这一类剩余分类位置的分类号作为检索的技术领域。
(3)参看小类开始部分的“小类索引”，阅读大组完整的类名及附注和参见，选择最适合于覆盖检索的主题的大组。
(4)阅读所选择的大组下面全部带一个圆点的小组，确定一个最适合于覆盖检索的主题的小组。如果该小组有附注和参见部分，则应当根据它们考虑其他分类位置，以便找到一个或者多个更适合于检索的主题的分类位置。
(5)选择带一个以上圆点的，但仍旧覆盖检索的主题的小组。
通过以上五个步骤可以选定最适合于覆盖检索的主题的小组。这个小组及其下的不明显排除检索的主题的全部小组就是检索的技术领域。如果选定的小组有优先注释，那么由优先注释确定的小组及其下的不明显排除检索的主题的全部小组也是检索的技术领域。此外，选定的小组上面的高一级小组直到大组都是检索的技术领域，因为在那里具有包含了检索的主题且范围更宽的主题的文献资料。如果选定的小组处于按“最后位置规则”分类的小类中，那么除了对选定小组及其下不明显排除检索的主题的小组进行检索外，还应当对与选定小组具有相同点数、且相关的在后的小组及其下不明显排除检索的主题的小组进行检索，此外，还应当对该选定小组的高一级相关的各小组直到大组进行检索。例如，Ｃ08Ｇ8／00中的三点组8／20，是按“最后位置规则”选定的小组，其下有四点组8／22。在8／20后，具有与8／20相同点数、且相关的小组，还有三点组8／24。在三点组以上，有相关的二点组8／08及一点组8／04。因此，审查员应当首先检索8／20小组，然后依次检索8／22、8／24、8／08、8／04小组，直到8／00大组。
(6)用上述方法考虑同一小类中可能的其他大组或小组，以及通过步骤(2) 选择的其他小类。
审查员在阅读申请文件、充分理解了发明内容并初步确定了分类号和检索的技术领域后，应该进一步分析权利要求，确定检索要素。
阅读权利要求书，找出全部独立权利要求，初步分析独立权利要求，以确定独立权利要求所请求保护的技术方案是否属于本章第10节所述的不必检索的情况。
对于能够检索的权利要求，确定请求保护范围最宽的独立权利要求并分析该独立权利要求。一般首先针对保护范围最宽的独立权利要求进行检索。
首先分析请求保护范围最宽的独立权利要求的技术方案，确定反映该技术方案的基本检索要素。基本检索要素是体现技术方案的基本构思的可检索的要素。一般地，确定基本检索要素时需要考虑技术领域、技术问题、技术手段、技术效果等方面。
在确定了基本检索要素之后，应该结合检索的技术领域的特点，确定这些基本检索要素中每个要素在计算机检索系统中的表达形式。
在确定反映技术方案的检索要素时，不仅要考虑技术方案中明确的技术特征，必要时还应当考虑技术方案中的某些技术特征的等同特征。等同特征是指与所记载的技术特征相比，以基本相同的手段，实现基本相同的功能，达到基本相同的效果，并且所属技术领域的技术人员能够联想到的特征。在确定等同特征时，应当考虑说明书中描述的各种变型实施例、说明书中不明显排除的内容等因素。